In der heutigen, von Daten geprägten Geschäftswelt, ist es wichtig, dass Unternehmen eine Balance zwischen effizienter digitaler Archivierung und den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) finden. Die EU-Datenschutzrichtlinie hat den Umgang mit personenbezogenen Daten revolutioniert und stellt neue, komplexe Anforderungen an das Dokumentenmanagement, denen Unternehmen seit dem Inkrafttreten am 25. Mai 2018 nachkommen müssen. Aber keine Sorge, das klingt herausfordernder, als es sein muss – mit den richtigen Ansätzen könnt ihr diese Hürden problemlos meistern und sogar davon profitieren.
Mit der Einhaltung der EU-DSGVO sichert ihr euch nicht nur rechtlich ab, sondern gewinnt auch das Vertrauen eurer Stakeholder. Eine DSGVO-konforme digitale Archivierung wird somit zum strategischen Vorteil in der datenschutzsensiblen Geschäftswelt.
Schritt 1: Datenminimierung, denn weniger ist mehr
Die DSGVO-konforme Archivierung beginnt mit der Datenminimierung. Ihr müsst nicht alles aufheben, was ihr jemals gesammelt habt. Setzt auf effiziente Datenspeicherung und entwickelt Löschkonzepte, die sowohl gesetzliche Aufbewahrungsfristen (Link zu einer Übersicht der Aufbewahrungsfristen der IHK) als auch Datenschutzanforderungen berücksichtigen. Weniger ist hier definitiv mehr – und das spart auch Speicherplatz und Kosten.
Schritt 2: Etablierung von Archivierungssystemen
Datenschutz-Folgenabschätzungen: Risiken minimieren
Bevor ihr neue Archivierungstechnologien einführt, sind Datenschutz-Folgenabschätzungen unerlässlich. Sie helfen, potenzielle Risiken für die Privatsphäre der betroffenen Personen zu identifizieren und geeignete Schutzmaßnahmen zu implementieren. So bleibt ihr immer auf der sicheren Seite.
Datensicherheit: Schutz auf höchstem Niveau
Datensicherheit ist das Herzstück der DSGVO-Compliance. Eure digitalen Archive müssen robust gegen unerlaubten Zugriff und Datenverlust sein. Dafür sind Maßnahmen wie Datenverschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Security-Audits unerlässlich. So bleibt die Vertraulichkeit und Integrität eurer archivierten Daten gewahrt und ihr könnt beruhigt schlafen.
Recht auf Vergessenwerden: Flexibilität ist gefragt
Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Recht auf Vergessenwerden von Betroffenen. Eure Archivierungssysteme müssen in der Lage sein, Daten selektiv zu löschen oder zu anonymisieren. Diese technische Herausforderung ist besonders bei komplexen, vernetzten Datensätzen im Enterprise Content-Management zu bewältigen. Aber mit der richtigen Technologie könnt ihr auch diese Anforderung meistern.
Transparenz: Alles im Blick behalten
Transparenz in der Datenverarbeitung ist ein weiteres Must-have. Effiziente Metadaten-Management-Systeme und lückenlose Audit-Trails helfen euch, den gesamten Lebenszyklus personenbezogener Daten nachzuverfolgen. Das schafft nicht nur Vertrauen bei Kundinnen und Kunden, sondern ebenso Partnerunternehmen.
Schritt 3: Prozesse etablieren und Mitarbeiter schulen
Ohne gut geschulte Mitarbeitende läuft nichts. Schulungen zum Thema Datenschutz sind entscheidend für die DSGVO-konforme digitale Archivierung. Nur wenn euer Team die Datenschutzgrundsätze versteht und im täglichen Umgang anwendet, könnt ihr einen effektiven Schutz personenbezogener Daten gewährleisten.
Schritt 4: Durch kontinuierliche Checks am Ball bleiben
Die Einhaltung der DSGVO in der digitalen Dokumentenverwaltung ist ein kontinuierlicher Prozess. Regelmäßige Compliance-Checks und Anpassungen eurer Archivierungspraktiken sind notwendig, um mit den sich weiterentwickelnden Datenschutzanforderungen Schritt zu halten. Nur so bleibt ihr dauerhaft compliant und vermeidet böse Überraschungen.
Wie docufly euch unterstützen kann
Und jetzt die gute Nachricht: Ihr müsst diesen Weg nicht allein gehen! Wir stehen euch als Scandienstleister zur Seite und unterstützen euch bei der Umsetzung einer DSGVO-konformen digitalen Archivierung.
In unserem Blogbeitrag “How to: Akten vernichten und Archiv auflösen” gehen wir detailliert darauf ein, wie die Zusammenarbeit mit uns abläuft. In Kurzform: Zuerst vernichten wir die Dokumente, dessen Aufbewahrung irrelevant und rechtlich nicht mehr notwendig ist. Anschließend organisieren wir die Aufbewahrung der Dokumente in unserem analogen docufly-Archiv, dessen Aufbewahrung zwar irrelevant, aber rechtlich notwendig ist. Zuletzt scanen und archivieren wir eure Dokumente im analogen docufly-Archiv, dessen Aufbewahrung relevant und rechtlich notwendig ist.
Klingt das interessant für euch? Dann macht den ersten Schritt:
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