In der heutigen digitalen Welt geht ohne Automatisierung und smarte Kommunikation fast nichts mehr. Und obwohl sämtliche Prozesse in dem Zuge zunehmend optimiert werden, gibt es eine Sache, die in vielen Unternehmen oft noch ineffizient läuft: das Dokumentenmanagement. Dabei geht es nicht nur darum, Dokumente zu erstellen, sondern sie auch richtig zu verteilen und auszugeben. Hier kommt Output Management ins Spiel.
Was versteht man unter Output Management?
Output Management bezieht sich auf die Erstellung, Verarbeitung, Verteilung und
Archivierung von Dokumenten in Unternehmen. Dazu gehören Dokumente wie
Rechnungen
Angebote und Verträge
Bestellungen und Auftragsbestätigungen
Lieferscheine
Mahnungen und Gutschriften
Steuerdokumente
Berichte
E-Mails
sowie weitere Kommunikationsformate. Sowohl digital als auch physisch. Ziel ist es, diese Prozesse so effizient, sicher und kostenbewusst wie möglich zu gestalten.
Wie docufly euer Output Management optimiert
Der Scandienstleister docufly aus Frankfurt am Main bietet euch maßgeschneiderte Lösungen, die euch dabei helfen, euren Dokumentenfluss so effizient und zukunftssicher wie nur möglich zu machen. Dabei geht es nicht nur um die reine Automatisierung, sondern auch um maßgeschneiderte Services, die zu euch passen. Hier sind ein paar Highlights, wie docufly euch beim Output Management unterstützt:
1. Digitalisierung von Dokumenten
Ein großer Teil des Output Managements besteht darin, Papierdokumente zu digitalisieren. Kein Problem - docufly sorgt dafür, dass eure physischen Dokumente in durchsuchbare, digitale Formate verwandelt werden. So habt ihr alles schnell zur Hand, ohne euch durch Papierberge wühlen zu müssen.
2. Nahtlose Integration in bestehende Systeme
Egal, welche IT-Infrastruktur ihr nutzt – docufly sorgt dafür, dass sich die Output Management Lösung problemlos in eure bestehenden Systeme einfügt. Das heißt: Kein Chaos und maximale Effizienz, weil alle Prozesse automatisch miteinander kommunizieren.
3. Multi Channel Verteilung
Dokumente sind heute nicht mehr nur auf Papier oder als E-Mail unterwegs. Ebenso hilft docufly euch dabei, eure Dokumente über die Kanäle zu verteilen, die für eure Kund*innen am besten geeignet sind – sei es per E-Mail, über Cloud-Plattformen oder direkt in dein internes System.
4. Datensicherheit und Compliance
Datenschutz ist nicht nur ein Nice-to-have, sondern definitiv Must-have. Mit docufly habt ihr den richtigen Partner an der Seite, wenn es darum geht, dass eure Dokumentenflüsse den rechtlichen Anforderungen entsprechen. So handelt ihr nicht nur effizient, sondern seid auch rechtlich auf der sicheren Seite.
FAQ zum Thema Output Management
Welche Vorteile bietet das Output Management?
Wer auf ein professionelles Output Management setzt, profitiert von folgenden Vorteilen:
Automatisierung: Weniger manuelle Eingriffe und mehr Effizienz
Fehlerreduktion: Minimieren von Fehlern, die bei der manuellen Dokumentenerstellung und -verteilung mit einer höheren Wahrscheinlichkeit auftreten
Kostenersparnis: Einsparen von Kosten für Papier, Druck und Versand durch die digitale Verteilung
Schnelligkeit: Dokumente können schnell und ohne Verzögerung über die bevorzugten Kanäle verteilt werden
Rechtssicherheit: Einhalten gesetzlicher Vorschriften und von Compliance Anforderungen
Bietet docufly eine eigene Output Management Software?
Nein, wir bieten kein eigenes Output Management System, aber wir unterstützen euch bei der Suche nach einer Output Management Lösung.
Und diese Output Management Lösungen lassen sich in der Regel problemlos in bestehende IT-Infrastrukturen und ERP-Systeme (z. B. SAP, Microsoft Dynamics, Oracle) integrieren. Über standardisierte Schnittstellen (APIs) können diese Lösungen nahtlos mit anderen Systemen kommunizieren, sodass Dokumente direkt aus dem jeweiligen ERP- oder CRM-System erstellt und verteilt werden. Wir haben beispielsweise schon häufig nahtlose Output Management SAP Integrationen für unsere Kund*innen entwickelt. Teilt uns euer System mit und wir finden eine individuelle Lösung.
Was bedeutet Input Management?
Das Input Management und Output Management sind zwei gegensätzliche Konzepte im Bereich der Geschäftsprozesse: Während der Fokus im Output Management auf der Verwaltung und Verteilung von Dokumenten und Informationen nach außen (z. B. an Kunden, Partner oder interne Empfänger*innen) liegt, beschäftigt sich das Input Management mit dem Eingang von Informationen und Dokumenten in ein System oder Unternehmen.
Fazit: Dein Output Management mit docufly – smart, sicher, zukunftsfähig
Mit den Lösungen von docufly kannst du deine Dokumentenverteilung und -ausgabe nicht nur punktuell effizienter gestalten, sondern langfristig sicherstellen, dass alles reibungslos läuft – und das ganz ohne unnötige Komplexität.
Mach den ersten Schritt in die Zukunft und optimiere dein Output Management. Sprich mich gerne dazu an. Zusammen können wir euren Bedarf ermitteln und schauen, welche Dokumente ihr verwalten und über welche Kanäle ihr sie verteilen möchtet. Meldet euch sehr gerne bei uns!
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